1.
DOEL
VAN BELEID
1.1
Om te verseker dat kommunikasietoerusting van Nama
Khoi Muninisipaliteit tot voordeel van die munisipaliteit aangewend word en om
kontrole maatreëls in te stel vir die benutting van sodanige toerusting.
2.
DEFINISIE
“TELEFOON”
Alle landlyntelefone sowel as selfone.
3.
BELEID
3.1
Personeellede is verantwoordelik vir die koste van
alle privaat telefoonoproepe, hetsy landlynoproepe of selfoonoproepe.
3.2
Personeellede wat privaat fakse versend vanaf alle
faksmasjiene van die munisipaliteit moet die koste van sodanige fakse binne twee
(2) werksdae vereffen.
3.3
Indien die gesamentlike maandelikse amptelike
oproepkoste(wat nie deur die personeellid gedra word nie) vir ‘n spesifieke
telefoonuitbreiding, fakse, selfoon of eksterne E-Pos die onderstaande kostes
oorskry, moet die betrokke personeellid ‘n
geskrewe motivering voorlę:
Die
naam van die persoon/instansie na wie die oproepe/fakse gedoen is, of
alternatief as “privaat” aangedui, moet langsaan die oproep-/faksrekord
aangedui word.
(a)
Munisipale Bestuurder – R800 vir amptelike
oproepe per maand.
(b)
Departementshoofde
– R500 vir amptelike oproepe per maand.
(c)
Alle ander uitbreidings – R100
vir amptelike oproepe per maand.
Waar
meer as een personeellid dieselfde uitbreiding gebruik, moet elke persoon
afsonderlik rekord hou van privaatoproepe en moet ‘n gesamentlike motivering
vir oorskryding van amptelike oproepe gedoen word.
4.
PROSEDURE
4.1
Betaling vir telefoon-/faks/Eksterne E-pos koste
moet soos volg geskied:
4.1.1
Op die telefoonoproeprekordverslag wat maandeliks
aan elke personeellid gelewer word, moet die personeellid alle privaat oproepe
merk met “privaat”.
4.1.2
Die totale koste van die privaatoproepe soos in
punt 4.1.1 gemerk moet by die kassiere inbetaal word voor of op die 15de van die
maand wat volg op die maand waarin die verbruik plaasgevind het.
4.1.3
Die oorspronklike kwitansie moet aangeheg word by
die oproeprekordverslag.
4.1.4
Elke personeellid moet die aangehegte vorm
onderteken en terugbesorg aan die skakelbordoperatrise tesame met die
oproeprekordverslag.
4.1.5
Sodra die skakelbordoperatrise alle
oproeprekordverslae terug vanaf die personeel ontvang het, word dit oorhandig
aan die Bestuurder: Finansiële Dienste. Die
skakelbordoperatrise moet rekord hou van alle uitgaande en terugontvangde
oproeprekordverslae, ten einde seker te maak dat alle oproepe verantwoord
4.1.6
Die Bestuurder: Finansiële Dienste of sy/haar
gevolmagtigde moet seker maak dat kwitansies wat ooreenstem met die
privaatoproepkoste van elke personeellid wel aan die verslag geheg is en dat die
vorm onderteken is deur die betrokke personeellid.
Die Bestuurder: Finansiële Dienste of sy/haar gevolmagtigde moet verder
kontroleer dat die reëls, soos
binne hierdie beleid vervat, wel nagekom is.
Die
telefoonuitbreidings van personeellede wat nie die reëls soos in punt 4.1 nakom
nie, sal gesluit word sonder enige verdere kennisgewing totdat die saak
reggestel is.
4.2
Fakse sal ook gesien word as telefoonoproepe en
moet op dieselfde wyse hanteer word soos in punt 4.1 hierbo.
4.2.1
Kostes vir privaatfakse moet soos volg hanteer
word:
4.2.1.1
Die skakelbordoperatrise sal die kostes vir
privaatfakse voorsien aan die betrokke personeellid.
4.2.1.2
Die bedrag soos uiteengesit deur die
skakelbordoperatrise moet by die kassiere inbetaal word voor of op die 15de dag
van die maand wat volg op die maand waarin u die fakse gestuur het.
4.2.1.3
Die afsender van die privaatfakse bly
verantwoordelik vir die koste totdat ‘n kwitansie vir die spesifieke bedrag
voorgelę word aan die skakelbordoperatrise.
4.3
Selfoonoproepe moet soos volg hanteer word:
4.3.1
Elke personeellid moet alle SMS oproepe en
privaatoproepe merk met die woord “privaat”.
4.3.2
Die totale koste
van alle oproepe soos in 4.3.1 moet by die kassiere inbetaal word voor of
op die 15de dag van die maand wat volg op die maand waarin u die oproepe gemaak
het.
4.3.3
Die oorspronklike kwitansie vir die bedrag soos in
4.3.2 moet by die selfoonrekening aangeheg word.
4.3.4
Die selfoonrekening moet onderteken en gedateer
word deur die betrokke personeellid.
4.3.5
Die selfoonrekening met die aangehegte kwitansie
moet aan die Bestuurder: Finansiële Dienste oorhandig word.
4.3.6
Dieselfde beginsels as in punt 4.1.6 hierbo is van
toepassing.
4.3.7
Misbruik van telefoon- faks- en Eksterne E-pos
fasiliteite is ‘n oortreding en sal tot
dissiplinęre optrede lei.
5.
VERANTWOORDELIKE
AMPTENAAR
Die
Bestuurder: Finansiële Dienste is verantwoordelik vir die toepassing van
hierdie beleid en
6.
TOEPASSING
Alle
munisipale amptenare moet op hoogte wees met hierdie beleid.
7.
VORMS
Die
aangehegte vorm is van toepassing op hierdie beleid.