Ooreenkomstig die Wet op Arbeidsverhoudinge No.66 van 1995, Wet op Basiese Diensvoorwaardes No.75 van 1997, Wet op Gelyke Indiensneming No.55 van 1998, Vaardigheids Ontwikkelings Wet No.97 van 1998 en sodanige ooreenkomste gesluit by die Bedingingsraad waarby beide werkgewers en werknemers partye vorm aanvaar die Raad ‘n aanstellingsbeleid soos hierna volgens uiteengesit.
Die Wet op Basiese Diensvoorwaardes word egter nie geraak deur enige ooreenkomste nie. Hierdie Wet of enigiets daarkragtens gedoen het voorrang bo enige ooreenkoms ongeag of dit voor of na die inwerkingtreding van hierdie Wet aangegaan is.
Die beleid gaan van toepassing wees oor die totale regsgebied van Nama Khoi Munisipaliteit.
Die vulling van poste geskied slegs binne die postestruktuur soos deur die Raad en Uitvoerende Komittee goedgekeur en waarvoor daar op die Begroting voorsiening gemaak is.
Waar die behoefte ontstaan om ‘n vakante pos te vul sal interne werwing eerste prioriteit geniet.
Eksterne werwing sal eers oorweeg word nadat vasgestel is dat daar intern geen geskikte kandidaat beskikbaar is nie.
Posvlak 0 tot 4 Volle Raad en Uitvoerende Komitee doen aanstelling ingevolge artikel 56 en 57 van die Munisipale Stelselswet.
Posvlak 5 tot 12 Munisipale Bestuurder, Departementshoofde en Menslike Hulpbronne besluit oor aanstellings.
Kwalifikasies, ervaring/ondervinding, persoonlike eienskapppe en spesiale vaardighede is bepalende faktore.
Betreffende die kriteria in ‘n spesifieke pos moet dit in lyn wees met die spesifieke pos se riglyne soos deur die posbeskrywing bepaal wat ook in die advertensie weergegee word.
Die vereistes van die Gelyke Indiensnemings Plan moet so ver moontlik in ag geneem word by die behoefte vir posvulling.
Die kriteria wat aangewend word by die keuring moet dieselfde wees soos in die advertensie gespesifiseer.
Posvlakke 0 – 4 : Raad en Uitvoerende Komitee bepaal die kriteria.
Posvlakke 5 – 12 : Munisipale Bestuurder en Departementshoofde bepaal die kriteria.
Indien daar enige teenstrydighede tussen enige partye hierbo genoem mag ontstaan sal die Uitvoerende Komitee ‘n beslissing vel oor ‘n spesifieke pos se aanstellings kriteria.
5 BEPALING VAN PROSEDURE VIR KEURING
Prosedure vir die keuring van ‘n geskikte kandidaat moet gestruktureerd wees sodat die paneel op dieselfde aspekte kan fokus soos byvoorbeeld:
· die spesifieke vaardighede wat van die persoon vereis word (tegniese, akademiese en sosiale vaardighede);
· die werkservaring en kwalifikasies wat die persoon behoort te hê;
· die verskeidenheid van behoeftes van die Munisipaliteit in die breë en in die pos wat gevul moet word,
· die spesifieke vereistes van die pos (byvoorbeeld sal ‘n gestremde persoon of ‘n vrou die pos met vrug kan vul indien sodanige persoon voldoen aan die kriteria)
Alle poste wat by Nama Khoi Munisipaliteit vakant is sal intern en ekstern geadverteer word op die kennisgewingsborde van die Munisipaliliteit ingesluit Dienspunte en in die plaaslike pers.
Alle Departementshoofde en Vakverenigings sal voorsien word van ‘n afskrif van die advertensie vir kennisname.
Die advertensie moet kennis gee aan alle voornemende aansoekers (intern en ekstern) dat die Raad homself die reg voorbehou om voorkeur te gee aan interne aansoekers.
Advertensies behoort die volgende te bevat;
· die posbenaming
· die status van Nama Khoi Munisipaliteit
· die kern aspekte van die pos
· die sleutel prestasie aanwysers en keurings aspekte
· die diensvoorwaardes en byvoordele
· die vereiste optredes wat voornemende aansoekers moet volg byvoorbeeld die CV en sluitingsdatum, ensovoorts. Sluitingsdatum van ‘n vakante pos sal wees 21 dae na adverteringsdatum.
· die Munisipaliteit se verbintenis tot gelyke indiensneming
· die belofte dat aansoeke vertroulik hanteer sal word
· die norm dat indien antwoord nie binne sestig (60) dae ontvang word nie, beskou moet word dat die aansoek onsuksesvol was.
Advertensies se lengte sal bepaal word deur die onderskeie posbeskrywing en vereistes, maar moet so bondig en saaklik moontlik wees.
Die Menslike Hulpbronne Afdeling sal die advertensies saamstel en aan die betrokke Departementshoof voorlê vir goedkeuring waarna dit ook aan die Werkplek Forum voorgelê sal word vir kennisname.
Alle aansoeke word gerig aan die Munisipale Bestuurder vir Aandag: Menslike Hulpbronne Afdeling in eie handskrif en of op ‘n voorgeskrewe vorm wat die geval ook al mag wees.
Aansoeke moet wees in die vorm van ‘n brief/vorm met ‘n Curriculum Vitae.
Die Menslike Hulpbronne Afdeling ontvang alle aansoeke ongeag watter pos geadverteer is.
Die Menslike Hulpbronne Afdeling sorteer die aansoeke en stel profiele van alle aansoeke ontvang op om kortlysting te vergemaklik.
Die Menslike Hulpbron Bestuurder stel, in samewerking met die Raad, Uitvoerende Komitee, Munisipale Bestuurder en of Departementshoofde, afhangende watter party die spesifieke pos hanteer, ‘n kortlys saam aan die hand van die vereistes, kwalifikasies, ervaring/ondervinding, gelyke indiensneming en ander vereistes, soos deur die kriteria bepaal vir die spesifieke pos, en in die advertensie vervat.
In bepaalde gevalle, soos deur die betrokke partye bepaal, kan ‘n kortlys ook aan die Werksplekforum voorgelê word vir kennisname en indien nodig, bespreking ten einde toekomstige argumente uit te skakel.
Alle referente kan gekontak word nadat die kortlys saamgestel is.
Die Menslike Hulpbronne Afdeling in samewerking met Departementshoofde hanteer die nagaan van referente.
Die nagaan van referente kan telefonies of skriftelik geskied.
Alle informasie hieruit verkry bly die streng vertoulike eiendom van die paneel wat die onderhoude voer.
11 ONDERHOUDE
Alle aansoeke wat op die kortlys geplaas is sal deur die toepaslike paneel vir daardie spesifieke pos mee onderhoud gevoer word.
Ten einde deelnemende Bestuur en deursigtigheid te bewerkstelllig word een verteenwoordiger van elke werknemersvereniging en die Voorsitter of Vise Voorsitter van die Werkplek Forum as waarnemers tot die paneel toegelaat.
In alle gevalle word die Hoof: Menslike Hulpbronne as adviseur toegelaat, andersins as waarnemer.
Die paneel kies sy eie voorsitter en elke lid kry bepaalde vrae om te stel.
Alle onderhoude vind plaas in ‘n ooreengekome wetenskaplike formaat vry van intimidasie of beïnvloeding.
Alle onderhoude gaan plaasvind in die taal waarmee die kandidaat gemaklik is.
Alle vrae sal standaard wees byvoorbeeld vrae oor die kandidate se persoonlike data, terwyl ander vrae spesifiek gerig gaan wees op die spesifieke pos na gelang van die vereiste geletterheidsgraad en die vereistes van die pos (byvoorbeeld vrae vir ‘n Rekenmeester sal verskil van vrae vir ‘n Elektrisiën.)
Die Menslike Hulpbronne Afdeling gaan die vrae tabuleer en moontlike antwoorde ook voorsien in oorleg met die betrokke Departementshoof.
Die strukturering vir die voer van ‘n onderhoud sal gedoen word deur die Menslke Hulpbronne Afdeling en voorgelê word vir goedkeuring deur die relevante paneel.
Samestelling van Paneel vir Onderhoude:
- Vir die aanstelling van Posvlakke 0 – 4 = Raad en Uitvoerende Komitee keur strukturering goed en stel paneel aan vir die hantering van die onderhoud.
- Vir die aanstelling van Posvlakke 5 – 12 = Munisipale Betuurder en Departementshoof en Menslike Hulpbronne afdeling keur die strukturering goed en stel ‘n paneel aan vir die hantering van die onderhoud.
Gedurende die onderhoude sal die verkose paneel gebruik maak van ‘n puntestelsel vir evaluerings doeleiendes (elke vraag uit ‘n punt van 10).
In gevalle waar ‘n aanstelling noodwendig moet uitloop op regstellende aksie of gelyke indiensneming moet vooraf ooreengekom word om ‘n addisionele 3 of 5 punte toe te ken aan ‘n kandidaat wat in een van die toepaslike kategorieë val.
Na die onderhoude sal die betrokke paneel hulle onderskeie punte kombineer en die kandidate in ‘n rangorde van hoogste punt eerste en laagste punt laaste plaas. Hierna sal die betrokke paneel die kandidaat met die hoogste punte oorweeg vir aanstelling deur hom/haar individueel te ontleed en te bespreek waarna die paneel ooreenkom oor die aanstelling. Die paneel is nie verplig om die kandidaat met die hoogste punte aan te stel nie.
Indien bevind word dat ‘n kandidaat besig is met gunswerwing by van die paneellede of Raadslede sal so ‘n kandidaat gediskwalifiseer word.
Gunswerwing kan wees in die vorm van omkopery, beïnvloeding van Raadslede en amptenare, asook dat beloftes van aanstelling vooraf gemaak is.
Doelbewuste weerhouding van noodsaaklike inligting in die aansoek wat ‘n wanvoorstelling te weeg bring of wat ‘n wesenlike invloed op die besluitneming kan hê, kan ook ‘n kandidaat laat diskwalifiseer.
Die Munisipale Bestuurder stel die Menslike Hulpbronne Afdeling skriftelik in kennis van die aanstelling van die kandidaat.
Die Menslike Hulpbronne Afdeling stel die kandidaat skriftelik in kennis van die aanstelling en versoek skriftelike aanvaarding op ‘n voorgeskrewe vorm.
Die skrywe sal inligting aangaande die pos bevat, aanvangsdatum van diens, proeftydperk, werksure, salaris en aftrekkings, datum waarop betaling geskied en wyse van betaling, byvoordele, verlof, diensvoorwaardes, pligstaat en enige ander tersaaklike inligting na gelang van die pos.
Die Menslike Hulpbronne Afdeling sal ook die onsuksesvolle kandidate skriftelik kennis gee behalwe in bepaalde gevalle kan hierdie skrywes uitgaan nadat die suksesvolle kandidaat aanvaarding van aanstelling aangedui het.
Induksie is die proses waardeur die nuwe werknemer aan die Nama Khoi Munisipaliteit en personeel voorgestel word en die verskillende departemente se werksaamhede verduidelik word.
Die werknemer se kantoor (waar van toepassing) word aangewys en die gesagshiërargie word verduidelik.
Die induksie proses is die verantwoordelikheid van die Menslike Hulpbronne Afdeling.
Die program sal insluit ‘n historiese oorsig van die Munisipaliteit, die doelwitte, norme en standaarde, die organisatoriese strukture, dienste en werksomgewing van die Munisipaliteit.
Beleide en prosedures van die Munisipaliteit sal verduidelik word.
Toepaslike dokumente soos die gedragskode, Griewe en Dissiplinêre Prosedures, Bywoningsregister, ensovoorts sal aan die werknemer uitgereik word.